¿Es legal instalar localización GPS a un trabajador?

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¿Es legal instalar un localizador GPS a un trabajador?

El uso de los GPS en el vehículo de la empresa es una práctica que se ha convertido en una constante en casi todo el mundo, debido a que es un mecanismo muy valioso con el que se puede establecer un control de la flota y de los movimientos de los trabajadores.

Sin embargo, es necesario conocer todo lo relacionado con esta acción, a fin de no violar los derechos fundamentales que tienen los ciudadanos en lo referente a la protección de datos de índole personal. Por ello en este post te daremos toda la información que debes conocer antes de decidirte por este método de control.

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¿Es ilegal instalar un localizador GPS en el coche de un empleado para controlar sus movimientos?

De acuerdo con lo que establecen las leyes y reglamentos sí, es algo legal, siempre y cuando se tengan en cuenta una serie de aspectos importantes que te indican cómo debe hacerse esto.

Por ejemplo, es necesario que el trabajador esté informado acerca de la existencia del localizador GPS y que su uso se hará con fines netamente empresariales como el control de las actividades por cumplir, la mejora de los procesos y garantizar la seguridad, entre otros.

Por tanto, los empresarios están obligados a mantener un cuidado importante relacionado con el tratamiento de datos cuando el equipo revele información de carácter personal, pues nunca debe violarse el derecho a la privacidad de los empleados, el cual no se ve amenazado siempre que se cumplan algunos requisitos como:

  • La acción debe conllevar al logro de un objetivo específico propuesto por la empresa.
  • Que no exista otro mecanismo menos invasivo para conseguir el propósito planteado con la eficacia requerida.
  • La medida debe conllevar a otras ventajas o beneficios de interés general para la empresa y el empleado.
  • Que el dispositivo a instalar debe contar con la función de desactivación remota, una vez que se ha acabado la jornada laboral.

Estos son aspectos importantes que deben ser considerados de acuerdo con la naturaleza del caso, el tipo de empresa que desea implantarlo y tener muy claro que el dispositivo debe funcionar solamente durante el horario laboral que cumple el empleado, pues fuera de éste la información que registre no es importante para la empresa.

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¿Qué datos podemos recabar con el GPS?

Como a la empresa no le interesan los datos de carácter personal del empleado, el sistema de localización geoespacial registrará información netamente relacionada con la actividad laboral, tal como:

  • El cumplimiento del horario: Indica cuándo inicia su trabajo y la hora a la que culmina.
  • La cantidad de veces que se detiene y el tiempo que permanece en cada estancia.
  • La velocidad con la que recorre las rutas que tiene que cumplir. En caso de que exista un exceso, el GPS envía una notificación o alarma al dispositivo al que está vinculado
  • La cantidad de horas o minutos que el automóvil se encuentra en funcionamiento o estacionado.
  • El kilometraje que ha recorrido el coche durante cada jornada laboral.

Todos estos datos resultan relevantes a muchas empresas que deciden instalar en sus coches un GPS para controlar bien todos los movimientos que llevan a cabo los trabajadores que utilizan vehículos corporativos.

Factores para considerar en la geolocalización GPS de un empleado

En caso de usar el sistema de localización por GPS, es necesario que garantices el cumplimiento de las normas y reglamentos del derecho laboral, a fin de evitar posibles conflictos legales con tus empleados por desinformación de este procedimiento o manejo inadecuado de datos de índole personal.

Este sistema de localización para empleados solamente se debe utilizar y activar mientras que éstos se encuentran cumpliendo su jornada laboral. Al finalizar debe colocarse en modo stand by el GPS Lapa.

El empresario está obligado a circunscribirse a la base de que el GPS se utilizará con fines de control y vigilancia de la empresa para corroborar que los empleados cumplen con sus obligaciones, pues de lo contrario puede proporcionar algunas señas de invasión a privacidad, violando entonces la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.

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Sentencia favorable del Tribunal Supremo

En el año 2012, el Tribunal Supremo de Justicia publicó una sentencia en la que establece las razones por las que el empresario sí puede utilizar un sistema de localización geoespacial para llevar a cabo un proceso de control de sus trabajadores.

Por tanto, cuando existen sospechas o dudas acerca del comportamiento o conducta inapropiada de los trabajadores, las empresas pueden instalar este tipo de sistema de localización, como un mini localizador GPS espía, con el fin de hacerle seguimiento a las acciones de éstos; incluso si lo desea puede contratar a un detective privado también.

Por ejemplo, una vez que se instala el GPS en el coche, se procede a enviar una carta al empleado en la que se le exhorta al cumplimiento adecuado de sus obligaciones, al tiempo que se le recuerda que, de acuerdo con el Estatuto de los Trabajadores, el empleador está en su derecho de optar por la implementación de medidas de control y vigilancia que le permitan saber si sus empleados cumplen o no con sus funciones.

Por tanto, en el documento se le notifica su obligación y la legalidad de uso de mecanismos de control como el GPS, pero sin especificarlo expresamente. Esto puede dar como resultado un despido en caso de comprobar que el trabajador no cumple con sus funciones cuando está utilizando el coche de la empresa.

De esta forma, no se están vulnerando derechos del empleado, pues los datos se obtuvieron de forma totalmente legal, en vista de que la empresa cumplió con todos los requisitos para ello

De acuerdo con esto, la Agencia Española de Protección de Datos o AEPD considera que se pueden usar localizadores GPS para llevar un control de las actividades que realizan los trabajadores con los que exista una relación laboral, por lo que no es aplicable el principio de consentimiento, pero sí el de información, plasmado en la Ley Orgánica de Protección de Datos con Carácter Personal (LOPDGDD), artículo 11.

En vista de que la información que registra el dispositivo contiene algunos datos personales de los empleados, el archivo donde se almacenan debe declararse ante el Registro General de Protección de Datos, adscrito a la AEPD. De esa forma, en caso de posibles denuncias de los trabajadores, se utiliza dicho archivo como evidencia.

Por tanto, si tienes intenciones de utilizar los localizadores GPS para hacer seguimiento de los movimientos de tus trabajadores, considera todo lo que aquí te planteamos y no olvides notificar a los empleados esta acción y activar los equipos únicamente durante el horario de trabajo de éstos.

Sólo durante la jornada laboral

Uno de los aspectos claves que legitiman la práctica de actividades de vigilancia y control de los empleados por medio del uso de equipos GPS y otros mecanismos de geolocalización es el hecho de que el empresario puede dirigir y controlar lo que hacen sus trabajadores, justificando así algunas limitaciones de derechos como la intimidad de índole personal mientras está en horario laboral.

Después de que un trabajador finaliza su jornada y se retira de la empresa, cualquier tipo de medida de control establecido que ponga en evidencia información sobre su vida privada, dichas medidas también deben cesar por completo.

Y es que fuera de su horario de trabajo, el empleado ya no está legitimado, de acuerdo con lo que afirma el Tribunal Supremo de Justicia, pues aun cuando los coches son propiedad de la empresa y sean custodiados por los empleados, el uso del GPS fuera de la jornada de trabajo es un delito.

Es por esa razón que dicho tribunal exige a las compañías instalar y activar GPS en los coches que permitan ser desactivados de manera remota cuando los trabajadores han terminado sus labores.  En este sentido, esto es totalmente obligatorio un cuando se haya o no notificado al personal respectivo sobre la utilización de estos objetos como mecanismos de control.

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El trabajador debe estar informado

Hoy en día, todos los empresarios cuentan con la ventaja de tener acceso a nuevos y buenos equipos con tecnología punta con los que pueden monitorear constantemente las actividades que realizan sus trabajadores, a fin de detectar algún tipo de abuso o uso indebido de los recursos.

Entre ellos, los sistemas de localización geoespacial llevan la delantera, pues son equipos de vigilancia muy potentes con los que se puede conocer la hora a la que empieza a trabajar el empleado, el tiempo de descanso que toma, su itinerario, así como su ubicación en tiempo real.

Ahora que ya conoces el nivel de legalidad que tiene el uso de GPS en los coches de las empresas, es muy importante que sepas esto: aun cuando los líderes pueden utilizarlos como mecanismos de control para las actividades profesionales, deben notificar previamente a los empleados acerca de su implementación y el objetivo con el que se usarán.

Por tanto, cada trabajador que use un coche con GPS debe ser notificado de manera clara y precisa, al tiempo que se le debe informar las consecuencias que puede traer la información suministrada por el dispositivo.

Este punto es tan delicado, que la desinformación a los trabajadores puede hacer que un tribunal anule un despido, alegando vulneración del derecho a la privacidad del empleado por el uso de un GPS que capta información personal acerca de los movimientos que hace la persona, incluso las conversaciones que sostiene con alguien más, en persona o por teléfono.

¿Durante cuánto tiempo se puede guardar la información recopilada?

Todas las empresas prestadoras de servicios y proveedoras de las aplicaciones de sistema de geolocalización tienen sus propias políticas en relación con el tiempo durante el que conservan los datos suministrados por un GPS de uso privado en materia de localización geoespacial o perfiles, los cuales se eliminan automáticamente luego de un tiempo específico.

En el caso de la información relacionada con los movimientos de los empleados, ésta debe ser almacenada por un tiempo pertinente al objetivo con el que se utiliza el sistema de geolocalización. Por ejemplo, en el caso de los trabajadores, el período máximo de archivo de datos es equivalente a dos meses.

Esta es una regla que tiene algunas excepciones, pues la información se puede almacenar por más de 60 días en caso de que un reglamento lo prevea, cuando esa conservación se hace para probar que se realizó o cumplió un servicio o en casos donde no sea posible utilizar otro tipo de evidencia.

En este último caso, el almacenamiento de los datos puede durar hasta 12 meses o más, de acuerdo con la naturaleza de la situación.

También es posible conservar el histórico registrado por un equipo GPS durante un tiempo mayor a un año cuando se usa la información para optimizar algunas rutas.

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